経理の担当者は、経費清算などの処理に加えて社内からの問い合わせ対応が重なり、
本来取り組みたい業務に集中できないケースが少なくありません。

「領収書はどこに提出すべきか」「精算ルールをあらためて説明してほしい」といった質問が届くたびに取り組んでいた業務への集中が途切れ、業務効率が下がってしまうことは、
どこの組織でも見られる光景なのではないでしょうか。
請求書や領収書の保管方法がバラバラで、後から探すのに時間がかかるという課題もよくあるようです。

こうした状況を改善する手段として、AIツール「Dify」の活用が注目されています。
Difyを利用すれば、社内問い合わせの自動回答、書類をOCRによってデータ化すること、
経理ナレッジの一元管理まで、低コストで効率化することが可能です。

本記事では、経理がDifyを使ってどこまで業務を自動化できるのか活用例を解説します。

Difyの具体的な活用方法をまとめた導入事例をダウンロードしてみませんか？
業務効率化に成功した事例を多数ご紹介しており、最適なAI活用のヒントになれば幸いです。

▶︎Difyで業務効率化する際のポイントを解説したお役立ち資料

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経理担当者のお悩み

冒頭でも触れましたが、現場では下記のような状況が長く続いていると聞きます。

• 作業に集中しているときに問い合わせが届き、流れが中断されてしまう

• ルールを周知・展開しても同じ質問がくる、といったことが繰り返される

• 書類の保管場所が社員によって異なり、捜索の手間と時間が発生している

• OCRツールは高額で導入に踏み切れない

• できれば費用をかけずに業務効率を改善したい

これらの悩みは、長年繰り返し発生している非効率な業務であり、是正をしても
元に戻ってしまうというネガティブな経験から、『現状は変わらない』と諦め、
新しいチャレンジに対して腰が重くなっているのが現状ではないでしょうか。

現場の環境をがらりと一変させるような、従来のOCRツールなどに
高額な費用をかけることはできないが、課題は包括的に解決したいというニーズもあります。

Difyを使ってAIエージェントやツールを構築すれば、問い合わせ対応の自動化、
煩雑な書類のデータ化と一元管理をはじめとする、多くの課題を解決できます。
具体的に、Difyでどのようなアプローチができるのか、経理業務に集中できる環境を
構築できるのか、その活用例を見ていきましょう。

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Difyで自動化できる3つのこと

経理担当の方が本業以外に大きく時間を使っている業務は、主に以下のようなことではないでしょうか。

1. 社内からの問い合わせ対応

2. PDFや画像書類の整理と保管

3. Excelやスプレッドシートなど表計算ソフトへの転記作業

月末月初などはとくに重要な業務の期限が間近に迫っているのに、問い合わせから生まれる本業以外の依頼もむげにできないため、工数のかからない業務から着手していたら、
とっくに定時を過ぎていた…そのようなことは決して珍しいケースではないようです。

定型業務や社内のルールである程度対応の流れがパターン化されているような社内業務なら、Difyを活用すると上記3点についての自動化や、これまで問い合わせをしてきた人自身の自己解決によって対応できます。
AIエージェントやAIツールを使うことで、担当者は月次処理や分析などの本来注力すべき経理業務に時間を使えるようになります。

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1. 社内問い合わせをAIチャットボットで回答する

社内問い合わせ対応をする方によく聞く課題は、主に以下の点が挙げられます。

• 社員からの質問対応に追われ、集中している時間が奪われること

• 経理処理のルールや手順が属人化していること

• 問題の最初に人へ問いかける運用の常態化

• 同じ質問が繰り返される非効率な状況

所属している組織や企業の経費規程やルールをはじめとする、FAQ・申請フローなどの資料をDifyに読み込ませると、AIが社内問い合わせに回答し、人が対応する時間を削減できます。
これによりこれまで担当者が担ってきた問い合わせ対応案件を大幅に減らすことができます。

GMO即レスAIを提供しているGMOペパボでは、経理をはじめとする社内すべてのバックオフィス問い合わせ窓口がAI化しており、一時対応をAIが回答し、AIが解決できない問題を人がバトンタッチして対応する体制となっています。

AIチャットボットの設計や対応範囲を拡張して、自社専用のチャットボットを構築する方法も公開していますので、参考にしてみてください。

Difyを活用したRAG（検索拡張生成）徹底解説：社内ナレッジをAIエージェントで最大限に活用する方法

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2. 書類をOCRでデータ化→保存

書類管理とデータ化の過程で、下記のような問題に直面している担当者からのお話も耳にしたことがあります。

• 書類保管のルールが統一されていない

• ファイル形式がバラバラで、管理が煩雑になっている

• 目で見て手入力する金額や日付の転記に時間がかかっている

問題となっている書類の読み込み〜保管手順を整える対策として、AI OCRツールが用いられることが増えてきました。カメラやスキャナがセットになったような従来のOCRツールと比較すると安価で、カスタマイズによってAIチャットボットなど他の業務も兼務させられることは、AIエージェントツール Difyの大きな魅力の一つです。

AI OCRとして構築したDifyに画像やPDFをアップロードすると、金額・日付・発行元・支払期限などを自動抽出し、CSVやスプレッドシートへ転記させることができます。
連携ツールを駆使することで、Google DriveやOne driveなど社内の保管環境へ自動で保存できるようにすることも可能です。
このAI OCRツールを現場へ導入できると、経理処理を申請する方が決まったフローに沿った書類の読み込み〜保管までを行えるため、経理担当がこれまで担ってきた書類の検索や捜索にかけていた時間を大幅に削減することができます。

読み込みたい書類や用途に合わせてブロックを調整することで、現場の業務効率を最大化できます。DifyによるAI OCRの設計は下記記事を参考に組み上げてみてください。

▶︎Dify×OCRで画像をテキスト化するワークフロー構築実践

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3.運用を整え仕組化する

AIエージェント・ツールが作成できたら実際に使ってもらい、使用感やフィードバックを募り、改善することで現場がツール活用することの習慣化につながります。

新しいツールを使ってもらうために周知したり、声をかけるだけのお願いベースでは、
AIによる業務効率化は浸透しきらず、これまでの施策と同じ結果を辿るかもしれません。
思い切って一次窓口を完全にAI化し、解決できない時のみ担当へ通知する仕組みを構築してみましょう。
問い合わせがあったときは、たとえルールやドキュメントを参照すれば分かるような内容だったとしても、なぜそれが分からなかったのか、質問者に確認して改善すれば今後の問い合わせ削減に繋がります。

GMO即レスAIはAIの導入や運用に不安がある担当者様と同じ目線で話せる、
元カスタマーサービス職のスタッフがご相談を承ります。
課題を乗り越えてきた実例と改善策を知る私たちだからこそできる提案で、課題解決まで伴走します。

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一度環境が整えば他の業務も効率化できる

結論として、経理やバックオフィス全般の部署が抱える「雑務負荷」を大幅に減らし、
本来注力すべき業務に集中することが大切で、社内へAIツールやAIエージェントを
普及させていくことは業務効率化を考えるうえで重要なこととなっていくでしょう。
AIツールやエージェントを繰り返し活用するうちに、他の業務にも応用できる気付きが
生まれるなど、様々な可能性を秘めていると期待できます。

GMO即レスAIを提供するGMOペパボでは、提供している全サービスで
AIによって問い合わせを削減した実績をきっかけに、自社のバックオフィスの
問い合わせ対応も一時窓口のほとんど全てをAI化しています。

その経験とノウハウを活かし、GMO即レスAIは業務効率化と自動化をサポートします。
これまで対応に費やしていたリソースを削減すると、新たな価値を生むための時間をご提供できると考えております。

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今回の記事をきっかけにDifyでAIツール・エージェントを作成して、業務削減や自動化の一助になれることを願って止みません。
GMO即レスAIでは企業向けにDify導入支援もおこなっています。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

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最後までお読みいただきありがとうございました！